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智能表格第三篇:数据表管理,规范又美观

1. 数据表简介

1.1 基本概念
💡
数据表融合了数据库理念,用于承载结构化数据,由记录(行)和字段(列)构成
数据库即“按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库”,可以更简单、高效地管理数据,保证数据的规范性和一致性
记录即数据表中的行数据,对应的是实际工作业务中某项事务。例如,任务跟踪数据表中的每一行即是一个任务、管理商品数据表中的每一行即是一个商品、订单管理数据表中的每一行即是一个订单
字段即数据表中的列数据,字段是具有相同属性的数据集合,同一个字段中的数据具有相同的格式类型和表现形式,每个记录由若干字段的信息组成
数据表的结构
1.2 核心优势
📌
数据表适合各种登记规范数据的场景,例如人事管理、任务管理、仓储管理、订单管理等
传统工作表适合侧重内容排版或数据分析报表的场景,例如单据排版打印、经营数据分析等
列数据类型更自由:在同一列不同单元格中允许分别录入文本、数字、日期等不同类型数据

单元格样式更自由:自由调整单元格字体、边框、图案等格式,使用条件格式突出标识数据
数据表结构更自由:通过合并单元格改变数据表结构,以交叉制表等布局方式制作统计报表
图形化对象可浮动:在工作表中插入图片或图表,这些对象浮于单元格之上可以被自由拖动
数据处理分析复杂:使用分列等功能清洗不规整数据源,使用公式函数等执行复杂计算分析
图表复杂类型丰富:根据特定数据源生成如散点图等经典图表,以及柱线组合图等复杂图表

2. 数据表入门

2.1 两表转换
📌
智能表格将工作表和数据表二者数据打通,支持双向快速转换、灵活迁移数据
从工作表生成数据表:在工作表标签右键菜单中选择生成数据表命令,转换时将自动识别数据类型并将工作表每列转换为适合的数据表字段类型,转换后可按需修改字段类型
从数据表导出工作表:在数据表顶部工具栏中单击导出数据按钮,可以导出到「当前文件 / 新的文件」(导出当前页面的可见记录,隐藏字段不被导出,图片和附件字段暂不支持导出),也可以导出「压缩文件」(将当前页面的可见记录、图片和附件,导出成压缩包 zip)
📋【金山文档|模板】 两表数据迁移 - 员工信息表
智能表格还支持在普通工作表中引用数据表字段进行公式计算,详见 【示例】公式统计数据表数据
从工作表生成数据表
从数据表导出工作表
2.2 基本操作
字段操作
操作详解
添加字段
单击+按钮在末尾添加字段
或在字段右键菜单中选择向左/右插入字段命令插入字段到指定位置
或在字段右键菜单中选择复制字段配置并插入命令快速复用已有字段
⭐双击+按钮快捷添加,输入后按 Tab 新建下一列,输入内容自动匹配合适的列类型
删除字段
在字段右键菜单中选择删除字段命令即可,可以多选字段批量操作
修改字段
单击字段类型图标或在字段右键菜单中选择字段设置命令,可以重命名(双击字段标题可以快速编辑)、更改类型、或进行详细设置
移动字段
鼠标拖动字段标题即可移动字段列次序位置,可以多选字段批量操作